Como fazer o departamento de PCP funcionar?

Planejar é uma das atividades mais importantes dentro de uma organização e portanto deve ocupar um lugar de destaque dentro dela. Na verdade, mesmo planejando tudo muito direitinho, ainda assim acontecem um monte de problemas, imagine, pois, sem fazê? Seria o masoquismo levado às últimas consequências. Para que sejam obtidos melhores resultados e aumento da competitividade no mercado, as empresas em geral tem como metas maximizar a produtividade, minimizar os custos e aumentar constantemente a qualidade final dos seus produtos, atendendo as demandas e cumprindo com os prazos de entrega estabelecidos. Nas empresas industriais o depto de planejamento e controle de produção, o nosso PCP, tem importância relativamente grande. Relativamente porque varia conforme o tipo de produção; numa indústria de produção seriada e automática, onde a matéria-prima entra de um lado e o produto acabado sai prontinho do outro, a rotina é tranquila e o peso do PCP é pequeno e praticamente se transforma em PCM (planejamento e controle de materiais). Inclusive os sistemas e softwares existentes (mrp/erp/mrp II), imaginam que todas as empresas são de produção seriada e focam toda a sua plataforma em controle de estoques, controles de custos e outras perfumarias, passando batido pelas necessidades das empresas de produção manufaturada e sob encomenda, que precisam automatizar o planejamento da fabricação, lá no caldeirão do diabo, no chão de fábrica. Aliás, nenhum destes sistemas mrp/erp/mrp II existentes no mercado atendem totalmente as necessidade de planejamento de manufatura de uma indústria de produção não seriada ou sob encomenda. Nenhum!

Numa empresa de produção por manufatura não seriada e/ou sob encomenda o buraco é mais embaixo, bem mais embaixo, na verdade muito mais embaixo ainda, e a importância e responsabilidades do PCP aumentam enormemente, uma vez que o cumprimento dos prazos, mais do que ser o objetivo da empresa em satisfazer as necessidades do cliente, é responsável também pela materialização da previsão de faturamento do mês. Portanto, dentro deste processo de busca dos objetivos a serem atingidos, o planejamento e controle da produção é o depto responsável pelo gerenciamento da produção, dos processos de fabricação, da logística, dos materiais, da disponibilidade de máquinas e mão de obra, do acompanhamento da fabricação, etc., etc. e etc. e inclusive se chover a culpa será do PCP. Então, a partir destes pontos de vista, a pergunta que não quer calar é: o que é necessário para um depto destes funcionar bem? O que é necessário para que tudo aconteça bonitinho como estão nos mapas de produção ou nas telas dos terminais? Bem, no ponto de vista do pessoal da empresa Elemaq – Elementos de Máquinas, de Curitiba, deverá ter como fonte, um bom departamento de engenharia e projetos, Observa-se ainda que indiferentemente da perfeição ou não do planejamento e controle da produção de uma indústria, os acontecimentos nem sempre ocorrem conforme o que foi planejado; na verdade quase nunca, por conta das imponderabilidades, erros de previsões e simulações ou ainda a não qualidade, entre outros fatores. Gargalos em processos de fabricação ou quebras de máquinas podem acontecer, fazendo com que a produção perda em produtividade. Há ainda o fato de que todas as indústrias, por mais que trabalhem em um mesmo segmento, altamente organizado e estruturado em termos de informações (listas ou estruturas de engenharia) dos produtos a serem fabricados. Sem um projeto de engenharia de produção bem detalhado e correto, com os respectivos delineamentos, tempos-padrão, especificação do processo de fabricação, e etc., as chances de um bom planejamento são praticamente nulas.

possuem particularidades. Assim sendo, as empresas planejam e controlam sua produção de maneira totalmente ajustada e adaptada para sua realidade de trabalho; de acordo com o tamanho da indústria, do estilo de produção e da diversidade e quantidade de produtos fabricados, cada uma delas necessitará de um modelo particular de pcp totalmente estruturado de acordo com as suas necessidades e possibilidades. Tudo bem. Podemos de fato concordar que um bom depto de engenharia é forte garantia de sucesso de um depto de pcp, que ajuda e muito, mas ainda não é garantia de sucesso por si só.

Na verdade, várias ferramentas podem ser utilizadas dentro do contexto do planejamento e controle da produção; todas com o objetivo principal de auxiliar a gerência do pcp na tomada de decisões em casos de acontecimento de imprevistos e na análise do estudo comparativo entre o planejamento inicial e a realização efetiva dos processos de fabricação. Podemos ainda acrescentar os modelos matemáticos e algoritmos usados pelos exegetas e puristas da infomatematicolândia, que possuem lindas equações e gráficos irados que convenceriam os mais incrédulos dos Tomés de que a encomenda daquela estatal de energia enorme seria entregue dentro dos prazos, porque a interseção da abscissa ki com a ordenada mn define o ponto de convergência polar superior, garantidor de que tudo dará certo, sem nenhuma dúvida. É, pode ser, mas ainda não é suficiente para garantir que o pcp vai funcionar. Ainda falta alguma coisa, como veremos na segunda parte deste artigo.

O depto de planejamento e controle da produção é parte fundamental de um processo que envolve o planejamento e a organização de todos os processos de fabricação da produção, sendo de extrema importância para a obtenção de melhores resultados a nível de aumento da produtividade. O pcp faz o planejamento da produção em toda a sua extensão e atua na coordenação de suas ações, com a finalidade de que sejam cumpridos e atingidos todos os resultados previamente estabelecidos em termos de quantidade, qualidade, prazo e lugar. Por isso precisa funcionar bem. Vimos no artigo anterior que um bom depto de engenharia de produção dá substancial ajuda ao pcp, no sentido de fornecer valiosas informações que permitam ao depto ser determinístico em relação as datas em que efetivamente ocorrerão os eventos. Demonstramos ainda que a utilização de modelos matemáticos e informática também só somam. Além disso um bom acompanhamento através de softwares específicos são importantes em controle de obras de grande porte, de caldeiraria ou de montagem por exemplo.

Através do acompanhamento, a gerência de pcp tem a possibilidade de verificar, dentre todos os serviços em andamento, quais deverão ser executados em um determinado período, bem como verificar com antecedência o acontecimento de possíveis gargalos de fabricação. Assim sendo, possibilita programar as máquinas e o pessoal de chão de fábrica para executar as tarefas conforme planejado. Um outro aspecto também interessante neste tipo de controle é a possibilidade de poder determinar antecipadamente, quais os funcionários que estarão envolvidos no processo de fabricação, bem como também prever possíveis necessidades de utilização de horas extras, de acordo com a demanda. No caso de ocorrências de imprevistos durante os processos de fabricação, tais como quebra de máquinas ou falta de mão de obra, é possível realizar estudos que possibilitem a gerência chegar a uma tomada de decisão com maior velocidade e confiabilidade, através da visualização da programação de cada processo em todos os serviços, sempre visando à solução dos problemas sem que ocorram atrasos na fabricação. O acompanhamento da produção é muito importante, pois permite a introdução de correções que garantirão a execução do programa previsto. Outro detalhe importante é a possibilidade de, com antecedência, poder planejar a manutenção de máquinas e equipamentos, não gerando maiores problemas para o pessoal da produção. O que falta então para um pcp funcionar bem?

Bem, vimos que temos todos os meios para realizar uma obra no prazo, não é? Então o que falta para aumentar o grau de certeza de sucesso do pcp? Saber se o material já está todo comprado. Este é o maior problema que impede o pcp de funcionar bem: o setor de compras. Em muitas indústrias ele não está subordinado ao pcp, ora atua isoladamente, ora tem gerência própria ou nem uma coisa e nem outra. Mas este é o calcanhar de Aquiles. Normalmente uma empresa gasta grande parte da sua receita na compra de materiais, suprimentos e serviços. Um pequeno percentual de economia em custos de material pode significar um aumento substancial nos lucros. Assim, um bom setor de compras é, também, peça chave na lucratividade da empresa. Um setor de compras deve ficar subordinado ao pcp por vários motivos citando dentre eles: a necessidade de execução de um planejamento e programação de compras que atue concomitantemente com a programação de fabricação, vale dizer que itens de fabricação terão que estar disponíveis muito antes que itens de montagens; por outro lado não tem o menor sentido grandes quantidades de materiais caríssimos dormindo no almoxarifado, suas faturas vencendo trinta dias depois da chegada, sem que os mesmos tenham entrado em fabricação.

Adicionalmente o controle do lead time de compras é fundamental e tem de ser feito a pente fino, com o mesmo rigor com que se controla a produção. Contudo para que isto vire realidade há que se ter fornecedores de produtos e serviços confiáveis e selecionados, o que nos leva a uma outra providência que é a seleção e qualificação de fornecedores, tarefa altamente estratégica para os negócios de qualquer indústria, de forma a ter um sistema de compras garantida, o que nos levaria a ter de responder a algumas questões: Quais seriam as fases de seleção de fornecedores ? Quem deve efetuar esta seleção e qualificação? Qualificação por visita ou por formulário eletrônico? Como fazer a Relação de Fornecedores? Quais seriam as características ideais de um fornecedor dentro do tipo de negócio da empresa? Como encontrar o fornecedor do "tamanho ideal" em relação ao volume de negócios da organização? Onde encontrar fornecedores para um produto ou serviço que nunca foi comprado antes? Como racionalizar a base de fornecedores? São perguntas cujas respostas tem de estar na ponta da língua para um pcp funcionar bem.

É possível um bom depto de pcp funcionar, mesmo sem uma engenharia de produção atuante e completa, ou mesmo sem um sistema informatizado com simuladores de última geração, ou ainda sem um acompanhamento eficaz. Mas é impossível acontecer sem um setor de compras que disponibilize os materiais certos, nas quantidades certas, com a especificações e qualidades certas. Na hora certa!

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